Samenwerken
Hoe werk je in groep?
Stel duidelijke doelen
Voor de kerstvakantie willen we de literatuurstudie klaar hebben. De experimenten proberen we af te ronden tegen april. Daarna verlaten we het labo en schrijven we onze resultaten op. De deadline voor indiening is 1 juni.
15 oktober: voortgangsmeeting.
1 november: Achmed, Berend en Caroline leveren hun deel van de literatuurstudie over respectievelijk de statistiek, de productiemethoden en de toepassingen.
15 november: voortgangsmeeting
1 december: Dilma bundelt de delen van de literatuurstudie.
1 februari: meeting voor het begin van de experimenten.
1 maart: voortgangsmeeting, experimenten A-D worden afgerond.
15 maart: Berend en Caroline schrijven het resultatendeel voor experimenten A-D.
1 april: Achmed en Caroline schrijven het resultatendeel voor experimenten E-F.
15 april: Dilma bundelt de resultaten.
1 mei: Dilma stuurt een eerste kladversie van de volledige thesis op.
10 mei: iedereen geeft feedback op de eerste kladversie.
15 mei: Dilma stuurt een tweede kladversie van de volledige thesis op.
20 mei: iedereen kan een laatste keer feedback geven.
25 mei: Dilma verwerkt de laatste feedback.
31 mei: Dilma dient het werk in.
1 juni: deadline voor indiening.
Verdeel de taken
Kies een teamleider
Die wordt aangesteld door de hele groep. De leider zit de meetings voor en zorgt dat ervoor dat iedereen gehoord wordt. Dat laatste is heel belangrijk omdat een groep waarin iedereen zich gewaardeerd voelt zich meer inzetten. De voornaamste taak van de leider is dat de doelen behaald worden. Hiervoor motiveert hij de teamleden en helpt hij waar mogelijk.
Verdeel de werkpaketten
Dat kan één per teamlid zijn of in groepen van twee. Probeer nooit met meer dan twee aan één werkpakket te werken. Hoe meer mensen aan hetzelfde werken, hoe meer energie en tijd er in communicatie gestoken moet worden.
Verdeel de andere rollen
Er wordt best ook iemand aangeduid om notities te maken van wat er gezegd wordt in de groepsbijeenkomsten. Zo staan afspraken en deadlines op papier en kunnen die later geconsulteerd worden als dat nodig zou zijn. Soms is het ook nuttig om iemand aan te duiden die een ervoor zorgt dat de deadlines gehaald worden. Die persoon kan regelmatig teamleden aanspreken en soms achter iemands veren zitten. Het staat je als team ook vrij om iemand aan te duiden voor sfeerbeheer. Het moet niet allemaal zakelijk blijven. Maar efficiëntie blijft wel prioriteit.
Communiceer voldoende, duidelijk en met iedereen
Maak duidelijke afspraken
Als er geen duidelijke richtlijnen aan het begin worden vastgelegd door de groep, dan loopt dat vroeg of laat mis. Er ontstaan verschillende communicatiekanalen. Zaken worden daardoor beslist zonder dat iedereen ervan weet. Dat soort incidenten creëert ongenoegen en frustratie.
Kies een kanaal
Mail is hiervoor meestal de beste optie. Facebook- en WhatsApp-groepen zijn wel heel gebruiksvriendelijk, maar lopen vaak uit de hand. Het is op die kanalen moeilijk om berichten terug te vinden en zo kunnen leden zaken mislopen. Het is ook een goede oefening om mails te leren schrijven die helder en kort zijn.
Luister naar iedereen
Teamwork kan enkel werken als er een consensus wordt gevonden. Probeer zoveel mogelijk tot oplossingen te komen waar iedereen achter staat. Als je stemt over iets dan kan je twee fronten creëren en dat komt de werksfeer niet ten goede. Alleen als jullie er echt niet uitkomen, kan je stemmen.
Wees open
Als je voelt dat er iets niet loopt zoals het moet of als er zaken zijn die je storen, bespreek ze dan openlijk in de groep. Doe dat wel steeds constructief. Klaag niet alleen zaken aan, stel ook meteen mogelijke oplossingen voor. In plaats van te roddelen over iemand die minder werkt, spreek die persoon aan op een beleefde manier en probeer een oplossing te vinden waar de hele groep mee kan leven, inclusief die persoon.
Vergader efficiënt
Vergader efficiënt
De eerste keer dat je samenkomt is het nuttig om alles samen te bespreken, maar erna hebben meetings alleen als doel bepaalde specifieke problemen aan te kaarten of elkaar te informeren. Iedereen moet gehoord worden, maar probeer discussies te vermijden. Het is meestal onmogelijk om oplossingen te vinden in grote groepen. Verzin een oplossing in een beperkte groep en stel die dan voor op bijeenkomsten. Brainstormen met 15 man is tijdverdrijf.
Vergader kort
Kies niet alleen een beginuur maar ook een einduur van de vergadering. De leider zit de vergadering voor en moet het tempo strak houden zodat een vergadering van een uur er geen twee uur duurt. Strak en efficiënt vergaderen is een belangrijke skill voor later. Probeer op schema te blijven zonder mensen het woord af te nemen. Dit is niet alleen de verantwoordelijkheid van de leider. Iedereen kan hiervoor zijn of haar steentje bijdragen.